Pourquoi adopter la signature électronique en entreprise ?

Publié le : 06 septembre 20214 mins de lecture

La transformation digitale est incontournable pour les entreprises souhaitant développer leurs activités et suivre les nouvelles tendances. De nos jours, la signature électronique permet de valider rapidement les échanges et d’identifier clairement l’émetteur. Cette solution offre d’ailleurs de nombreux avantages par rapport aux échanges traditionnels. Lesquels ?

Accélérer et sécuriser les transactions

La dématérialisation présente un atout majeur dans la fonction commerciale. En effet, grâce aux signatures électroniques, la conclusion des transactions est instantanée. Les clients et les fournisseurs peuvent trouver facilement un terrain d’entente sans contrainte géographique et formaliser l’accord dans l’immédiat. Cette option permet donc d’améliorer la qualité des services et de gagner un temps précieux puisque les deux parties donnent leurs accords sans avoir à se rencontrer physiquement.

La signature électronique Universign permet aussi de simplifier les échanges, car elle peut être effectuée sur n’importe quel outil informatique (via un téléphone mobile ou une tablette par exemple). Attention ! Les dispositifs de signature électronique attestant l’identité du signataire et la date d’émission du document. C’est pourquoi la signature a la même valeur juridique que les signatures écrites et est valable dans toute l’UE.

Simplifier l’archivage et réduire l’empreinte écologique

Une entreprise est tenue de conserver certains documents pendant plusieurs années en guise de preuve ou en vue d’une éventuelle utilisation : bon de commande, facture, bon de livraison, etc. Grâce à l’avènement de la digitalisation des documents, l’archivage numérique permet de se simplifier la vie. Les outils mis en place vont faciliter la gestion des documents et améliorer le temps de traitement. L’utilisateur peut aussi accéder aux informations et les transférer à tout moment et à tout endroit, à condition d’avoir une connexion internet. Par ailleurs, cette solution aide à réduire considérablement l’impact environnemental. La dématérialisation des documents permet en fait de limiter les gaspillages (papier et encre).

Améliorer l’expérience client et réduire les coûts !

La signature électronique est également un excellent moyen pour fluidifier les processus d’une entreprise et par conséquent d’améliorer l’expérience client. La dématérialisation permet d’ailleurs d’écarter les contraintes du papier et d’augmenter le taux de satisfaction. En outre, cette solution contribue à la réduction des coûts associés à l’émission et la gestion des contrats ainsi qu’au stockage. L’achat des rames papier et des cartouches d’encre requiert en effet un budget mensuel non négligeable. La maintenance du matériel d’impression et la nécessité d’un espace de stockage sont aussi des contraintes qu’il ne faut pas écarter si vous préférez vous passer de la signature électronique.

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