Depuis l’apparition de l’écriture, l’homme emploie différents types de supports afin de conserver certains renseignements précieux. Pourtant, il faut savoir que ces supports sont faits de matériaux souvent difficiles à sauvegarder et à consulter. De même, l’utilisation fréquente de ces derniers détériore l’environnement et engendre des dépenses faramineuses. Aussi, pour parer à ce genre de problèmes, de nombreuses entreprises se penchent vers la dématérialisation de documents.
La dématérialisation de documents : comment cela fonctionne ?
En somme, dématérialiser un document, c’est le fait de transformer en fichiers informatiques des documents sous format papiers. Pour ce faire, l’entité concernée doit passer par une gestion informatisée. À noter qu’en général, le but recherché est de ne plus passer par des supports papier et de rendre facile l’accès des informations utiles au bon fonctionnement d’une société. Mais comment cela marche au juste ? En fait, la dématérialisation de document ne s’arrête pas à un simple scanner. Effectivement, il existe différents éléments importants à ne pas négliger quand on désire obtenir un excellent résultat. Pour procéder à une dématérialisation, par exemple, il faut assurer une GED ou une gestion électronique des documents. Il s’agit ici de divers outils permettant de gérer, dématérialiser, classer, stocker, indexer et consulter des fichiers. Par la suite, il a ce qu’on appelle SAE ou système d’archivage électronique. Ce dernier garantit la conservation pérenne des renseignements et l’automatisation de la gestion des données. Par ailleurs, il est important de combiner le SAE et le GED pour assurer l’intégrité des documents informatisés, leur sauvegarde et si nécessaire, leur destruction.
Quels types de documents dématérialisés ?
En général, tous types de documents peuvent être dématérialisés. Le tout, c’est de respecter les règles de sécurité et les procédures légales. D’ailleurs, une entreprise gagne souvent en productivité lorsque son niveau de dématérialisation avoisine les 100 %. D’une manière générale, la plupart des sociétés dématérialisent les factures, les courriers entrants, les bons de livraison et de commande et les relevés bancaires. Outre cela, ils peuvent également dématérialiser les documents reliés à la comptabilité ainsi que les dossiers relatifs aux ressources humaines (contrat de travail, déclarations sociales, bulletins de salaire, etc.).
Pour quelles raisons dématérialiser des documents ?
Opter pour la dématérialisation de documents permet de réduire les coûts de stockage et par la même occasion, rendre les opérations de traitement plus fiables. Permettant à une entreprise d’accroître sa productivité, ce procédé améliore la rentabilité et diminue le budget alloué à la facturation.