Une entreprise doit établir la bonne stratégie pour les échanges de documents avec ses clients. Peu importe le type de fichier, il faut que les échanges soient bien sécurisés. Découvrez les moyens efficaces pour échanger des documents avec vos clients.
Utiliser un compte Google
L’utilisation de son compte Google est la méthode classique pour échanger des documents avec ses clients. Simple et pratique, cette option ne présente aucune complexité. Les deux parties doivent juste avoir un compte email pour s’envoyer des pièces jointes. Les documents à envoyer peuvent s’agir d’un fichier Word, Excel, des photos ou encore des vidéos. L’échange sera sécurisé. Cependant, les gros fichiers ne peuvent pas être envoyés par courriel. Mais pas de panique ! Vous pouvez opter pour Google drive. C’est un outil très efficace et pratique pour le partage de fichier. Vous pouvez y envoyer tout type de document. Il est gratuit pour un fichier à hauteur de 15 GO. Mais au-delà de cela, vous devez ouvrir un compte professionnel. À noter que Google drive est l'une des plateformes d'échange les plus sécurisées.
Utiliser des plateformes de communication
En effet, travailler sur des plateformes de communication est à la mode. L’avantage est que cette option est sécurisée. De telle plateforme permet de ce fait à assurer le partage de document avec vos clients. Il faut toutefois que ces derniers aient accès à la plateforme. Entre autres, vous pouvez échanger des fichiers PDF, des photos et tout type de document. Par ailleurs, vous pouvez également communiquer avec vos clients via votre site Internet. Nombreuses sont les plateformes de communication, mais parmi les plus classiques on trouve Skype. En effet, il s’agit d’un compte personnel, seul le propriétaire a accès aux documents échangés. Les partages se feront en toute sécurité. Même sur Messenger, il est désormais possible de s’envoyer des fichiers.
Comment sécuriser les échanges de documents ?
Il est important de bien sécuriser les documents que vous échangez avec vos clients. Peu importe la plateforme de communication que vous utilisez, veuillez à ce que votre mot de passe soit assez complexe pour que personne ne puisse le deviner. Vous devez également bien compléter vos informations. Il s’agit de documents confidentiels. Seuls vous et votre client devez en avoir accès. De son côté, le client se chargera également de bien sécuriser son login et mot de passe d’accès. Cela va éviter qu’un pirate informatique ait accès à vos échanges.