Pour organiser ses factures, devis, contrats et documents administratifs, quoi de mieux que de recourir à la GED. Cette gestion offre de multiples avantages. Avant de passer au vif du sujet, il est important de définir la gestion électronique des documents. Cette pratique est-elle destinée uniquement aux professionnels ?
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?
La GED ou gestion électronique des documents résulte de la dématérialisation. Cette nouvelle pratique est adoptée au sein des petites, moyennes et grandes entreprises. Comme avantage, le GED permet de libérer les étagères des piles documents. Les factures, devis et contrats seront numérisées. La méthode permet d’optimiser le stockage et l’archive des documents.
La GED est aussi définie comme un processus de travail collaboratif et d’échange d’informations. La gestion électronique des documents régule :
- Le droit d’accès de chaque utilisateur ainsi que ses fonctions
- Le système sur lequel la numérisation s’opère
- L’indexation et le classement des dossiers
- La diffusion des informations
- Le workflow : il s’agit d’une série de tâches à effectuer dans le but d’atteindre un résultat commercial.
Outre les petites, moyennes et grandes entreprises, la gestion documentaire est aussi employée au sein des services gouvernementaux, des établissements financiers, des assurances et dans le domaine de la santé.
Quels sont les avantages de la GED ?
La pratique de la gestion électronique des documents a été amorcée par La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008. Elle s’adresse avant tout au secteur public, mais aussi privé. Sa taille ne pose aucun problème.
Le but étant de lever les blocages structurels. Une mauvaise gestion des documents pourra freiner la productivité d’une entreprise. L’objectif étant de :
- Faciliter la communication interne
- Maîtriser le coût et le délai et la mise à disposition des documents
- Optimiser la gestion de la relation clientèle
- Valoriser les informations délivrées par les collaborateurs
- Simplifier les examens fiscaux
Les limites de la GED
La mise en place de la GED nécessite un investissement relativement important, que ce soit sur le plan financier ou humain. En effet, la gestion électronique des documents peut perturber les méthodes de travail d’une société ou d’un organisme. Pour éviter ce cas de figure, il faudra impérativement former le personnel et le préparer aux éventuels changements.
D’un autre côté, la gestion électronique des documents nécessite des outils informatiques relativement performants. Cette mesure évitera les pannes et les piratages. Il faudra donc investir dans un serveur mirroring. Une telle technologie permet d’éviter les pertes de données.