Présenté comme un moyen efficient dans la gestion des documents, la mise en place de la GED implique des enjeux réglementaires, organisationnels et économiques. Vu les investissements à effectuer, il est entièrement légal de poser des questions sur l’importance d’installer ce procédé informatique.
En quoi consiste la GED ?
La Gestion Électrique des Documents, ou la GED, est l’ensemble de technologies et de procédés qui fait intervenir des moyens électroniques performants et spécialisés, afin de s’occuper de la gestion et de l’exploitation des documents. C’est un outil auquel la mise en place requiert une stratégie de gestion et d’organisation des flux documentaires. Grâce à cette solution logicielle, une entreprise peut gagner en fiabilité et en productivité. Les flux des documents associés, ainsi que les processus de l’entreprise seront aussi optimisés. En outre, les utilisateurs peuvent consacrer plus de temps à d’autres travaux, tout en réduisant d’une manière considérable les risques d’erreur et d’oubli.
Comment installer une GED ?
Pour que la mise en place de GED soit efficace, il est très important de respecter les étapes à suivre. D’abord, on doit définir les attentes et les objectifs de l’entreprise. Cette étape est essentielle puisque cela permettra de déterminer les documents à traiter et de désigner un référent pour effectuer le projet. On passe ensuite à la création d’un cahier des charges. C’est une phase importante, car elle aidera à aiguiller le choix du prestataire et à déterminer les spécificités de la société. L’étape suivante consiste à tester la solution GED afin de connaître les limites et les avantages. Après que le test soit validé, on peut procéder à l’installation du projet de GED. Pour la bien réussir, il est recommandé de former un comité d’observation pour garantir la maintenance, réaliser une veille réglementaire et technologique ainsi qu’assurer le bon déroulement et le développement du projet.
Quelle est l’importance de la mise en place d’une solution GED ?
La mise en place de la GED est très importante pour une entreprise. Elle facilitera la recherche documentaire, le suivi et la gestion des projets. À l’aide de la GED, vous pourriez contrôler l’accès à toutes les informations. Recourir à ce procédé vous permettra de simplifier les démarches environnementales, la sécurité et la qualité. L’installation de cette solution vous aidera à améliorer la communication interne et à favoriser le travail des groupes. Elle peut également favoriser le gain de productivité et réduire le temps du traitement. Outre cela, la solution GED pourrait identifier et limiter les coûts de non-qualité. Elle permet d’avoir une totale traçabilité sur les activités et les processus liés aux traitements des dossiers. Sans oublier qu’elle peut satisfaire les attentes des collaborateurs, des fournisseurs et des clients.